02/15 / torstai 12.11.2015

Letkeästi Lyncillä!

04.12.2014

YTHS siirtyi toukokuussa 2014 uuteen kokousaikakauteen, kun pikaviesti-, VoIP ja videoneuvottelusovellus Microsoft Lync otettiin käyttöön. Etäkokouksista saadut rahalliset ja työteholliset hyödyt ovat jo nyt olleet jo nyt kiistattomat.

Microsoft Lynciä (aiemmin Microsoft Office Communicator) pilotoitiin keväällä 2014 YTHS:ssä runsaan kolmenkymmenen hengen asiantuntijaryhmällä.

Hyvin menneen pilotin jälkeen Lync otettiin käyttöön koko henkilöstölle. Lync-kokouksien vetäminen tosin vaatii eri tavoin syventymistä kuin salin edessä puhuminen. Kokouksen vetäjällä pitää olla avoimet silmät ja terävä mieli, koska samanaikaisesti hänen täytyy johtaa puhetta, seurata chat-ruudun viestejä, jakaa osallistujille puheenvuoroja ja vastata kysymyksiin.

Etäkokoustaminen on tehokasta, helppoa ja halpaa

Online-kokousten tehokkuus tulee siitä, kun kaikki voivat osallistua siihen omalta työpisteeltään ja työstää yhteistä dokumenttia, täsmentää viestintää nopeuttaa asioiden toimeenpanoa ja säästää kustannuksia.

- Tietohallinnon näkökulmasta Lyncin käyttöönoton ajava voima YTHS:ssä oli alun perin rahanyörien kiristyspakko. Mutta onneksi tämä pakko tuli, koska rahan vähyys ajaa monesti organisaation kohti kustannustehokkaita toimintamalleja, tietohallintopäällikkö Sauli Kleemola kertoo.

YTHS:n tavoite on lisätä Lyncin käyttöä kaikissa sisäisissä, pienissä ja isoissa kokouksissa sekä koulutuksissa, jotka muuten vaatisivat henkilöstöltä matkustamista.

- Myös YTHS:n ulkopuoliset jäsenet voivat osallistua etänä Lync-kokouksiin. Online-kokous ei vaadi osallistujilta aina edes nettiyhteyttä, vaan YTHS:n verkon tai netin tavoittamattomissa oleva henkilö voi osallistua siihen soittamalla online-kutsussa olevaan puhelinnumeroon. Tämä on kätevä toiminto esimerkiksi sellaisessa tapauksessa, kun kokous pidetään muutaman henkilön välillä, eikä esitysmateriaalin seuraaminen ole ratkaisevassa asiassa, Kleemola vinkkaa.

Terveyspalvelupäällikön Lync-kokemuksia

Lync-etäratkaisua pilotoitiin kevättalvella 2014 Yleisterveyden osastonhoitajien/vastaavien hoitajien kanssa, ja väline otettiin heti vakituiseen käyttöön.

Valtakunnallisiin koulutuspäiviin liittyen koulutustilan koko, pitkät matkat ja varhaiset heräämiset on koettu rajoittavina ja raskaina, joten olemme kokeilleet Lyncin kautta myös valtakunnallista koulutusta. Viime Yleisterveyden valtakunnalliseen koulutukseen osallistui kaikkiaan 120 henkilöä. Heistä paikan päällä oli ainoastaan kolmisenkymmentä, ja loput yhdeksänkymmentä osallistuivat etänä! Mukana oli monia eri ammattiryhmiä, ja koulutuspäivän säästö perinteiseen koulutukseen verrattuna oli 24 000 euroa.

Ensi vuonna koulutuksia toteutetaan jo laajasti uusia ratkaisuja hyödyntäen, ja sähköpostiviestimisen sijaan uusia toimintaprosesseja hiotaan yhdessä etäneuvottelujen avulla.

Teksti
Sari Krappe ja Hanna Kari

Kommentoi

Otsikko:
Viesti:
Nimi: