02/15 / torstai 12.11.2015

YTHS:n intra uudistuu: jokainen on viestijä

YTHS:n intra uudistuu: jokainen on viestijä

29.04.2015

Vaikka YTHS elää kiristyvässä taloudessa, ei meneillään olevan intrauudistuksen syy ole ainoastaan kustannusten minimoiminen.

YTHS:n intranet – kotoisammin Snetti – on kallis, mutta se on teknisenä järjestelmänä tullut tiensä päähän. Nykyistä Fujitsun ylläpitämää NetCommunity -alustaa ei enää kehitetä eteenpäin. Se ei myöskään vastaa miltään osin nykyajan standardeja, joita ovat mm. yhdessä työskenteleminen, mahdollisuus mobiilikäyttöön, tietojen personointi ja profilointi, jakaminen sekä koko henkilöstön yhteiset ryhmätyöskentelytilat. 

YTHS:n johtoryhmä päätyi aloittamaan intrauudistuksen kesäkuussa 2014. Syksyllä käynnistettiin ulkopuolisen toimijan konsultoimana tekninen vaatimusmäärittely, jossa uuden teknisen alustan ratkaisuun päästiin jo ensimmäisen puolen tunnin aikana. YTHS:n uusi intra tullaan rakentamaan Microsoftin SharePoint-alustalle, joten keväällä tehtyyn ns. minikilpailutukseen otettiin tuotevetoisesti mukaan ainoastaan SharePoint-toimijat.

Syitä tähän päätökseen oli monia. Ratkaisu on linjassa YTHS:n tietohallinnon strategian mukaisesti käyttää ensisijaisesti Microsoftin ylläpitämiä ohjelmia. Lisäksi SharePoint on tällä hetkellä yksi maailman suosituimmista ja monipuolisimmista intra-alustoista. Se sisältää viestinnällisen intran (työntekijät pystyvät helposti jakamaan ja kommentoimaan uutisia), ns. sähköisen työpöydän, vahvan dokumentinhallinnan sekä helposti hallittavat ryhmätyötilat sähköpostikuormaa vähentämään. Ja vielä yksi erittäin tärkeä syy: SharePoint -lisenssit ovat – ainoana kaikkiin muihin alustoihin verrattuna – YTHS:lle kokonaan maksuttomia. Ratkaisu säästää YTHS:lle jatkossa rahaa vuositasolla kymmeniätuhansia euroja.

Tähän mennessä tapahtunutta

Intran kilpailutuksen voitti Suomen yksi johtavista SharePoint-taloista – Sininen Meteoriitti – valmiiksi räätälöidyllä Valo-tuotteellaan.

Helmikuisten sopimusneuvottelujen jälkeen pidettiin maalis-huhtikuussa 2015 Sinisen Meteoriitin johdolla kaksi uuden teknisen alustan nikkarointityöpajaa. Siinä lyötiin lukkoon ne ominaisuudet, jotka YTHS haluaa ottaa uudesta Valo-järjestelmästä käyttöönsä.

Työpajoissa ongelmana oli runsaudenpula: Valo-järjestelmä tarjoaa paljon uusia esim. dokumentinhallinnan ja uutisoinnin työkaluja sekä mahdollistaa runsaasti erilaisia käytäntöjä työnteon helpottamiseksi. Rajauksia oli pakko tehdä. Tavoite on ollut ”vähän, mutta nopeasti opittavaa ja laadukasta”. Valikoimaahan voi myöhemmin lisätä, kun intran perustoiminnot alkavat olla koko henkilöstölle tuttuja.

Mitä seuraavaksi?

Intra-projektia vetää projektiryhmä (Sari Krappe, pj, Hanna Kari, Sini Kivijärvi, Sauli Kleemola ja Leena Vapaavuori). Mukana suunnittelutyössä sekä työpajoissa on ollut myös sektorijohto, nykyisen intran omistajuuksista vastaavia henkilöitä sekä muita henkilöstön edustajia eri ammattiryhmistä.

Uuden intran rakennehierarkia alkaa nyt olla valmis, ja tällä hetkellä suunnitellaan sisältöjä otsikkotason viestinnällisiin kokonaisuuksiin. Tavoite on purkaa vanha hierarkia, välttää monimutkaisia polkuja ja miettiä intran rakenne uusiksi henkilöstön tähän mennessä antaman palautteen pohjalta ja toisaalta nykyajan yhdessä tekemiseen perustuvaa viestintäkulttuuriin pohjautuen. Pelkästään sosiaalinen media ja verkkolehdet ovat vuosien varrella tehneet meistä kaikista viestijöitä. Ja tämä mahdollistetaan paremmin myös uudessa intrassa. Pyrimme siihen, että uusi intra olisi meillä kaikilla käytössä tämän vuoden loppuun mennessä.

Mutta sitä ennen uusi intramme tarvitsee nimen. Nimikilpailuun osallistuminen on ollut henkilöstön keskuudesta todella aktiivista, mistä iso kiitos! Uuden intran nimi julkaistaan pian - vanhassa intrassa.

Teksti Sari Krappe, viestintäpäällikkö
Kuva Rodeo

Kommentoi

Otsikko:
Viesti:
Nimi: